Digitalizacja dokumentacji papierowej
Przenosimy Twoje archiwa do świata cyfrowego, zachowując pełną spójność i bezpieczeństwo danych. Proces obejmuje skanowanie, OCR, indeksowanie oraz zabezpieczenie plików w formatach zgodnych z przepisami archiwalnymi.
Dzięki digitalizacjizyskujesz natychmiastowy dostęp do każdego dokumentu, oszczędzasz przestrzeń biurową i chronisz materiały przed fizycznym zniszczeniem.
Organizacja archiwum firmowego
Wprowadzamy porządek w Twoim archiwum poprzez stworzenie przejrzystego systemu klasyfikacji, etykietowania oraz przechowywania dokumentów. Uwzględniamy wymagania prawne dotyczące terminów przechowywania oraz bezpieczeństwa danych osobowych.
Twój zespół zyskuje prostą instrukcję obsługi archiwum, a Ty pewność, że każdy dokument jest na swoim miejscu.
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów
Automatyzujemy procesy związane z akceptowaniem, przekazywaniem i archiwizowaniem dokumentów. Wdrażamy dedykowane systemy DMS lub integrujemy istniejące narzędzia z infrastrukturą IT.
Eliminujemy ręczne przekazywanie papierów między działami, skracamy czas akceptacji dokumentów i zapewniamy pełną historię zmian.
Szkolenia i konsultacje
Przygotowujemy pracowników do efektywnej pracy z nowymi systemami dokumentacyjnymi. Szkolenia obejmują zarówno obsługę narzędzi cyfrowych, jak i zrozumienie procedur oraz wymogów prawnych.
Oferujemy również bieżące doradztwo w zakresie optymalizacji przepływu dokumentów i rozwiązywania problemów pojawiających się w codziennej pracy.
Audyt zgodności dokumentacji
Przeprowadzamy szczegółową analizę Twojego systemu zarządzania dokumentacją pod kątem zgodności z RODO, przepisami archiwalnymi oraz standardami branżowymi. Identyfikujemy luki i ryzyko związane z niewłaściwym przechowywaniem lub przetwarzaniem danych.
Po audycie otrzymujesz raport z planem działań naprawczych oraz wsparcie w jego realizacji.
Stała opieka nad systemem dokumentacyjnym
Zapewniamy ciągłe wsparcie techniczne i merytoryczne dla firm, które chcą mieć pewność, że ich systemy działają bez zakłóceń. Monitorujemy zgodność z przepisami, aktualizujemy procedury i reagujemy na pojawiające się problemy.
To rozwiązanie idealne dla organizacji, które chcą delegować zarządzanie dokumentacją na zewnętrznych specjalistów.